Zapytanie ofertowe na świadczenie kompleksowej obsługi w zakresie ochrony danych osobowych w tym pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Ciechanów i jednostkach organizacyjnych Urzędu Gminy Ciechanów

Ciechanów, dnia 20.12. 2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na świadczenie kompleksowej obsługi w zakresie ochrony danych osobowych w tym pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Ciechanów i jednostkach organizacyjnych Urzędu Gminy Ciechanów

1. I. Zamawiający
   Urząd Gminy Ciechanów
   ul. Fabryczna 8
   06-400 Ciechanów

NIP: 566-18-92-908

1. II. Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.). Wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130 000 zł (art. 2 ust. 1 ustawy).

1. III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa w zakresie ochrony danych osobowych, w tym pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Ciechanów oraz następujących jednostkach organizacyjnych:

1)      Szkoła Podstawowa w Gumowie

2)      Szkoła Podstawowa w Chotumiu

3)      Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ciechanowie

4)      Gminna Biblioteka Publiczna w Chotumiu

zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych – zwanym dalej RODO, ustawy o ochronie danych osobowych – zwanej dalej UODO.

1. IV. Warunki udziału w postępowaniu

O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1. są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełniają warunki w zakresie:

a)       posiadania kompetencji/uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile to wynika z odrębnych przepisów - złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym,

b)      posiadania potencjału technicznego i osobowego niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia - złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym,

1. złożą formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

1. V. Termin wykonania zamówienia (termin obowiązywania umowy)

Termin i realizacja zamówienia: od dnia 01.01.2023 r. do 31.12.2024 r.

1. VI. Opis sposobu przygotowania ofert oraz załączników do ofert

1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
2. Ofertę stanowi prawidłowo wypełniony Formularz Ofertowy.
3. Formularz Ofertowy należy sporządzić na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 1.
4. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia. Uprawnienie osoby/osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty.
5. Wraz z ofertą należy złożyć:

a)  stosowne Pełnomocnictwo/Pełnomocnictwa - w przypadku, gdy oferta lub inne dokumenty podpisane są przez Pełnomocnika/Pełnomocników Wykonawcy,

b)  w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia -  dokument/dokumenty ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego.

1. Oświadczenia i dokumenty składane przez Wykonawcę wraz z ofertą, dla których Zamawiający określił wzory w niniejszych warunkach zamówienia, powinny zostać sporządzone z ich wykorzystaniem lub być z nimi zgodne co do treści.
2. Oferta i załączniki do oferty muszą być sporządzone w języku polskim, w jednym egzemplarzu i muszą mieć formę pisemną.
3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, muszą być podpisane lub parafowane przez osobę/osoby uprawnioną do podpisania oferty.
4. Pełnomocnictwa składane przez Wykonawcę wraz z ofertą muszą być przedstawione w formie oryginałów lub notarialnie poświadczonych kopii. Treść pełnomocnictwa powinna wskazywać rodzaj czynności, do których upoważniony jest Pełnomocnik, tj. np.: podpisania oferty, potwierdzanie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów, składania oświadczeń woli i wiedzy, składania wyjaśnień, parafowania dokumentów, itp.
5. W zapytaniu ofertowym mogą wziąć udział oferenci, którzy posiadają niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności.

1. VII. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty oraz termin otwarcia ofert

1. Ofertę należy złożyć w biurze podawczym w Urzędzie Gminy Ciechanów, w godzinach pracy Urzędu lub przesłać pocztą na adres Urzędu Gminy Ciechanów ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów do dnia 27.12.2022 r. do godz. 16.00,
2. Otwarcie ofert nastąpi dnia 28.12.2022r. o godz. 10.00 w siedzibie Urzędu Gminy Ciechanów,
3. Ofertę wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami należy złożyć w siedzibie Zamawiającego,
4. Koperta/opakowanie zawierające ofertę winno być zaadresowane do Zamawiającego i opatrzone nazwą, dokładnym adresem oraz oznaczone w sposób następujący: „Świadczenie kompleksowej obsługi w zakresie ochrony danych osobowych”.

1. VIII. Opis sposobu obliczenia ceny

Oferta powinna zawierać cenę netto jak i brutto za realizację całości zadania. Cena ryczałtowa brutto jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia, zgodnie z zapytaniem ofertowym, w tym m. in. podatek VAT.

1. IX. Wybór najkorzystniejszej oferty

1. Kryterium wyboru oferty:

a)  cena oferty: 50%

b)  zakres oraz jakość oferowanych usług: 50%

1. Po wybraniu najkorzystniejszej oferty zostanie podpisana umowa.
2. Oferty które nie spełniają wymogów zapytania ofertowego będą odrzucane.
3. Informacja o wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty będzie zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Ciechanów

Wykaz załączników do zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1 - formularz ofertowy
2. 2. Załącznik nr 2 - klauzula informacyjna dot. ochrony danych osobowych

 Zastępca Wójta Gminy Ciechanów

/-/Artur Frączkowski