Zapytanie ofertowe: Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w Gminie Ciechanów

Ciechanów, dnia 15.12.2020 r.

Zapytanie ofertowe

Przedmiot zamówienia:

Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w Gminie Ciechanów

Rozdział 1: Nazwa i adres Zamawiającego 

Gmina Ciechanów

ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów, NIP 5661892908

tel.  23 672 26 46

e-mail: urzad@gminaciechanow.pl

Rozdział 2: Tryb udzielenia zamówienia

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, zwanego dalej Zapytaniem, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

Rozdział 3: Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa postępowania nadana przez Zamawiającego: „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w Gminie Ciechanów”.

2.  Przedmiotem zamówienia jest wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Gminy Ciechanów i jednostek podległych, zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia
4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. 2020 r., poz. 1342).

3.Istotne warunki zamówienia:

3.1.Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie implementacji PPK w tym:

a)      przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników na temat PPK;

b)      przeszkolenie pracowników Zamawiającego wraz z dostarczeniem materiałów informacyjnych na temat pracowniczych planów kapitałowych;

c)      przeprowadzenie przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników                              z zakresu zasad i obsługi administracyjnej PPK;

d)      opracowanie wstępnego harmonogramu wdrożenia;

e)      inne działania proponowane przez Wykonawcę.

3.2. Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:

      a) dedykowany koordynator/opiekun do współpracy z Zamawiającym;

      b) platforma internetowa i infolinia do bieżącej obsługi uczestników PPK;

c)      aplikacja dla Zamawiającego do zarządzania PPK drogą elektroniczną.

4.Zamawiający informuje, że pod jego jurysdykcją znajdują się podane poniżej podmioty:

4.1. Urząd Gminy Ciechanów, ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów;

4.2. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów;

4.3. Szkoła Podstawowa w Chotumiu, Chotum 25, 06-400 Ciechanów;

4.4. Szkoła Podstawowa w Gumowie, Gumowo 6, 06-452 Ościsłowo;

4.5. Gminne Centrum Usług Wspólnych, ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów;

4.6. Gminna Biblioteka Publiczna w Chotumiu, Chotum 25, 06-400 Ciechanów.

5.Nazwa i kod według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

66131100-8 - Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe

Rozdział 4: Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

1)   zawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie do 7 dni od dnia upublicznienia informacji
o wyborze najkorzystniejszej oferty, jednak nie później niż do dnia 26 marca 2021 r.,

2) zawarcie umów o prowadzenie PPK do dnia 10 kwietnia 2021 roku.

Rozdział 5: Informacje dotyczące ofert częściowych i wariantowych

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

Rozdział 6: Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, w tym wymagane dokumenty potwierdzające spełnianie warunków
(o ile są wymagane)

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:

1. spełniają warunki określone w Ustawie o PPK,

2. posiadają uprawnienia do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają taki obowiązek,

3. dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do wykonywania oferowanych usług,

4. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług,

5. nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/ likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/ likwidacja.

Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym Załącznik
nr 1 do niniejszego Zapytania oraz niezbędnych załączników.

Rozdział 7: Informacja o sposobie porozumiewania się

1. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Wioletta Kujawa email: w_kujawa@gminaciechanow.pl.
2. We wszelkiej korespondencji kierowanej do Zamawiającego drogą elektroniczną dotyczącej niniejszego postępowania należy wskazywać numer sprawy oraz nazwę postępowania „Oferta PPK”.

Rozdział 8: Termin związania ofertą

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Rozdział 9: Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi
   w Zapytaniu.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4. W Formularzu ofertowym Wykonawca podaje ceny w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.
5. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.
6. Cena przedstawiona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
7. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
8. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób
   i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).
9. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie
   z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa. Jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób
   do podpisania oferty.
10. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:

W przypadku gdy Wykonawcą jest zakład ubezpieczeń, do oferty należy dołączyć regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia.

Rozdział 10: Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy złożyć do dnia:  24 grudnia 2020 r.,  za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako skan podpisanej oferty i załączników) na adres:w_kujawa@gminaciechanow.pl
   1. W tytule wiadomości/na kopercie proszę podać oznaczenie: „Oferta PPK”.
   2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

Rozdział 11: Wybór oferty przez zamawiającego

1.  Wyboru Zamawiający dokona na podstawie porównania i oceny przedstawionych ofert,
w szczególności pod względem: warunków zarządzania środkami gromadzonymi
w PPK, efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego doświadczenia
w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

2.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyjaśniania treści złożonych ofert.

3.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru żadnej ze złożonych ofert bez uzasadnienia i podawania przyczyn. Zamawiający nie ponosi wobec Wykonawcy żadnej odpowiedzialności z tego tytułu, a Wykonawca zrzeka się dochodzenia w tym zakresie wszelkich roszczeń od Zamawiającego.

4.  Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru ofert, unieważnienia postępowania i swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienia od zawarcia umowy.

5.     Zamawiający jest uprawniony do swobodnego wyboru najkorzystniejszej oferty, która jest zgodna z wymaganiami Zamawiającego oraz jest zgodna z interesem Zamawiającego.

Rozdział 12: Informacje o wykluczeniu

1.   Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniami przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą.

2.  Wykonawcy, którzy nie wypełnią oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

Rozdział 13: Odrzucenie oferty

1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy który:

a)    złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,

b)    nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,

c)     złożył ofertę po terminie składania ofert.

Rozdział 14: Informacje dotyczące RODO

Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i  w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) Administratorem zbieranych w toku postępowania w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (dalej „Postępowanie”) danych osobowych jest  Wójt Gminy Ciechanów, ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów.  

2) Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: ido@gminaciechanow.pl.

3)  zebrane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z Postępowaniem, tj. wyborem oferty instytucji finansowej zarządzającej
i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe;

4) odbiorcami pozyskanych w toku Postępowania danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja Postępowania;

5) zebrane w toku Postępowania dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia wyboru oferty w Postępowaniu, a w przypadku danych osobowych pochodzących od Wykonawcy wybranego - przez okres obowiązywania zawartych z oferentem umów, chyba że wcześniej ustanie potrzeba ich przetwarzania;

6) obowiązek podania danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, ale może być niezbędne do oceny oferty,

7) w odniesieniu do danych osobowych pozyskanych w Postępowaniu decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) osoba, której dane osobowe będą przetwarzane, posiada:

a)      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;

(Jeżeli wykonanie tego obowiązku wymagać będzie niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator danych może żądać, od osoby, której dane dotyczą wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania).

b)      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

(skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku Postępowania ani zmianą postanowień zawartych w wyniku Postępowania umów oraz nie może naruszać sporządzonych w toku Postępowania dokumentów,
w szczególności integralności protokołu oraz jego załączników);

c)      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora danych ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków,
o których mowa wart. 18 ust. 2 RODO;(prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia Postępowania. Od dnia zakończenia Postępowania, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji Postępowania, Administrator danych nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa wart. 18 ust. 2 RODO).

d)      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) osobie, której dane osobowe są przetwarzane nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

       b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozdział 15: Udzielenie zamówienia i dodatkowe informacje

1. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.

2.  Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale 11.

4.  Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą będzie poinformowany o terminie podpisania umowy.

5. Umowy zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych
w złożonym Formularzu Ofertowym. We wzorze umowy Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zapisu o 6 miesięcznym okresie wypowiedzenia umowy przez Strony.

6. W przypadku gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

7. Umowę może podpisać w imieniu Wykonawcy osoba (osoby) upoważniona(e) do reprezentowania Wykonawcy.