ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Zamawiający:

Urząd Gminy Ciechanów, ul Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów

2. Przedmiot zamówienia:
   1. Dostawa 50 sztuk (40 dla Urzędu Gminy Ciechanów, 10 dla GOPS Ciechanów) licencji na oprogramowanie ESET PROTECT Elite lub równoważnych współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej w ramach projektu „Cyberbezpieczny Samorząd”.
   2. szczegółowy opis zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
3. Istotne elementy oferty:
   1. okres gwarancji: Wykonawca zobowiązany do zapewnienia Zamawiającemu Gwarancji Producenta dla dostarczonego Oprogramowania w okresie 24 miesięcy od dnia dostarczenia, nie wcześniej niż 2024-06-29.
   2. warunki płatności: 30 dni kalendarzowych od daty doręczenia faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, zgodnie z § 3 ust. 2 Wzoru Umowy;
   3. termin realizacji zamówienia: 3 Dni Roboczych od dnia zawarcia Umowy, nie wcześniej niż 2024- 06-29.
4. 4. inne wymagania Zamawiającego: termin związania z ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
5. Wzór umowy - Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego;
6. Wymagania dotyczące wadium, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia wadium.

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

6. Opis sposobu obliczania ceny.

1. Wykonawca w Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, poda ceny jednostkowe brutto oraz cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia wraz z należnym podatkiem VAT;
2. stawka podatku VAT powinna być określona zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług;
3. wszystkie kwoty powinny być podane w złotych polskich. Cena oferty powinna być wyrażona cyfrowo i słownie oraz podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;

7. cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu zamówienia, niezbędne dla prawidłowego i pełnego jego wykonania oraz uwzględniać wszelkie opłaty, a także podatki wynikające z realizacji zamówienia, jak również ewentualne upusty i rabaty skalkulowane przez Wykonawcę. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert, w przypadku innych kryteriów niż cena.

Nie dotyczy

8. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

9. Warunki, które winien spełniać Wykonawca zostały określone w Zapytaniu ofertowym oraz w Opisie Przedmiotu Zamówienia i Wzorze Umowy, stanowiące odpowiednio Załączniki nr 1 i 3 do Zapytania ofertowego.
10. Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835) z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:
    1. Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka o którym mowa w art. 1 pkt. 3 tejże ustawy;
    2. Wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2022 r., poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka o którym mowa w art. 1 pkt. 3 tejże ustawy;
    3. Wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r., poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka o którym mowa w art. 1 pkt. 3 tejże ustawy.

Wykluczenie następuje na okres trwania wyżej wymienionych okoliczności, po upływie 14 dni od dnia wejście w życie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835). W przypadku Wykonawcy wykluczonego na podstawie przesłanek określonych w niniejszym punkcie Zamawiający odrzuci ofertę takiego Wykonawcy.

11. Oferty winny być złożone na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
12. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert.

Ofertę należy złożyć:

1. 1. w postaci elektronicznej na adres e-mail: urzad@gminaciechanow.pl

lub

1. 2. na adres skrytki ePUAP: /6x444fuisu/SkrytkaESP

w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26.06.2024 r. do godziny 10:00.

Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.

13. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty:
    1. wypełniony i podpisany Formularz oferty stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego;
    2. w przypadku podpisania oferty przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

Wszelkiego rodzaju pełnomocnictwa winny być przedkładane w oryginale lub kopii

poświadczonej notarialnie.

14. Oferty, które nie spełnią wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia będą odrzucone.
15. Oferty, które nie spełnią wymogów postawionych Wykonawcom w zakresie podmiotowym, nie będą uwzględniane, chyba że Zamawiający wezwie do uzupełnienia wymaganych dokumentów w zakresie podmiotowym.
16. Warunki niniejszego postępowania mogą być przez Zamawiającego w każdym czasie przed terminem składania ofert zmienione, o czym Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców.
17. Zamawiający może unieważnić postępowanie na każdym jego etapie przed zawarciem umowy lub udzieleniem zamówienia, bez podawania przyczyny, o czym Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców.
18. W toku badania ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty, oraz dokonywanie jakichkolwiek zmian w jej treści z zastrzeżeniem pkt. 20.
19. Zamawiający może poprawić w ofercie:

1. oczywiste omyłki pisarskie,
2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Opisem Przedmiotu Zamówienia, niepowodujące

istotnych zmian w treści ofert.

O fakcie dokonania poprawki Zamawiający niezwłocznie zawiadamia Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

20. Zamawiający wskazuje, iż nie udziela informacji w zakresie zapytania ofertowego drogą telefoniczną.
21. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego drogą elektroniczną.
22. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną winny być kierowane na adres: urzad@gminaciechanow.pl (dodatkowo na adres  admin@gminaciechanow.pl) lub na adres skrytki ePUAP: /6x444fuisu/SkrytkaESP.
23. Wykonawca, po otrzymaniu informacji od Zamawiającego że jego oferta została wybrana jako oferta najkorzystniejsza, jest zobowiązany do wpłaty zabezpieczenia należytego wykonania umowy - jeżeli było wymagane - oraz do zawarcia umowy w terminie określonym przez Zamawiającego w tej informacji. W przypadku niedokonania przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, wpłaty zabezpieczenia należytego wykonania umowy - jeżeli było wymagane - oraz niezawarcia umowy w terminie wskazanym w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający może unieważnić czynność wyboru najkorzystniej oferty i wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
24. Urząd Gminy Ciechanów, ul Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów (dalej: „Urząd Gminy”) przetwarza dane zawarte w ofertach w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP) w celu prowadzenia postępowań w sprawie zamówienia publicznego na postawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, z późn.zm.). Wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „Ogólne Rozporządzenie” lub „RODO”), mają charakter danych osobowych.

W świetle powyższego Urząd Gminy informuje, że:

1. 1. Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Urząd Gminy Ciechanów, ul Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów, REGON: 130378002, NIP: 5661043888, skrytka ePUAP: /6x444fuisu/SkrytkaESP, tel. 23 672 26 46, e-mail: urzad@gminaciechanow.pl
   2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres: IOD Urzędu Gminy Ciechanów, ul Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów; e-mail: iod@gminaciechanow.pl
   3. Dane osobowe zawarte w ofertach są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie w imieniu własnym zamówień publicznych. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ww. postępowań mieści się w zakresie działalności statutowej Urzędu Gminy. Przetwarzanie tych danych jest niezbędne, aby Urząd Gminy mogło prawidłowo wypełniać nałożone na nie obowiązki.
   4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Urzędu Gminy.
   5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:
      1. 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
      2. jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata - przez cały czas trwania umowy.
   6. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
   7. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożliwość oceny ofert i zawarcia umowy.
   8. Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały profilowaniu.
   9. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
   10. Urząd Gminy dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Załączniki:

1. Opis Przedmiotu Zamówienia
2. Formularz oferty
3. Wzór Umowy