ZARZĄDZENIE Nr 59/18
WÓJTA GMINY CIECHANÓW
z dnia 12 października 2018 r.
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy Ciechanów
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, 1000, 1349 i 1432) nadaje się Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Ciechanów.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Ciechanów, zwany dalej regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy Ciechanów, zwanego dalej urzędem;
2) organizację urzędu;
3) zasady funkcjonowania urzędu;
4) zakres działania kierownictwa urzędu, referatów i stanowisk pracy w urzędzie.
§ 2.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) gminie - należy przez to rozumieć Gminę Ciechanów;
2) radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Ciechanów;
3) wójcie, zastępcy wójta, sekretarzu, skarbniku, - należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Ciechanów, Zastępcę Wójta Gminy Ciechanów, Sekretarza Gminy Ciechanów, Skarbnika Gminy Ciechanów.
§ 3.
1. Urząd Gminy jest jednostką budżetową Gminy Ciechanów.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników, jest zakładem pracy w
rozumieniu przepisów prawa pracy.
3. Siedzibą urzędu jest budynek przy ul. Fabrycznej 8 w Ciechanowie.
Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 800 do 1600.
II. ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 5.
1. Urząd stanowi aparat pomocniczy wójta, rady i jej komisji oraz innych organów
funkcjonujących w strukturze gminy.
2. Do zakresu działania urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania
spoczywających na gminie :
1) zadań własnych gminy wynikających z ustaw;
2) zadań zleconych i powierzonych gminie z zakresu działania organów administracji
rządowej;
3) zadań publicznych wynikających z porozumień zawartych między gminą a jednostkami
samorządu terytorialnego czy organami administracji rządowej (zadań powierzonych);
4) zadań pozostałych, w tym określonych statutem, uchwałami rady i zarządzeniami
wójta.
§ 6.
1. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego,
chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
2. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych regulowane jest ponadto
rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), regulaminem oraz
zarządzeniami wójta.
§ 7.
1. Funkcjonowanie urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa,
hierarchicznego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności
za wykonywanie powierzonych zadań.
2. Pracą urzędu kieruje wójt, który jest zwierzchnikiem służbowym w stosunku do
pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
3. Wójt wykonuje swoje obowiązki przy pomocy zastępcy wójta, sekretarza, skarbnika,
kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy.
4. W urzędzie zatrudnia się pracowników na podstawie :
1) wyboru;
2) powołania;
3) umowy o pracę;
4) określone przez wójta zadania mogą być wykonane na podstawie umowy zlecenia lub
umowy o dzieło.
§ 8.
Do wyłącznej kompetencji wójta należy :
1) kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz;
2) prowadzenie gospodarki mieniem gminnym, składanie oświadczeń woli w imieniu gminy
w zakresie zarządu mieniem czy udzielanie upoważnień w tym zakresie;
3) prowadzenie bieżących spraw gminy, projektowanie i realizacja strategii czy innych
programów gospodarczych i rozwoju gminy;
4) zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie jednostki organizacyjne gminy oraz
pracowników urzędu;
5) określanie polityki kadrowej i płacowej, wykonywanie uprawnień zwierzchnika
służbowego wobec wszystkich pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek
organizacyjnych;
6) zatwierdzanie zakresu czynności i odpowiedzialności pracowników oraz ocena kadry
kierowniczej urzędu;
7) udzielanie pełnomocnictw procesowych;
8) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć rady, wykonywanie uchwał rady oraz
przedkładanie na sesję sprawozdań z ich wykonania;
9) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
10) prowadzenie gospodarki finansowej gminy, zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej;
11) prowadzenie postępowania administracyjnego i wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
12) upoważnianie zastępcy, sekretarza czy innych pracowników do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych;
13) przyjmowanie i analizowanie oświadczeń majątkowych pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
14) pełnienie funkcji gminnego organu egzekucyjnego w przypadku nieuregulowanych podatków czy opłat za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych;
15) pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej gminy i nadzór nad wykonywaniem zadań związanych z obronnością;
16) w czasie stanu klęski żywiołowej – kierowanie działaniami prowadzonymi na obszarze gminy w celu zapobieżenia skutkom klęski żywiołowej lub ich usunięcia;
17) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla wójta przepisami prawa, regulaminem czy uchwałami rady.
§ 9.
1.Do zadań urzędu należy terminowe i zgodne z prawem załatwianie spraw należących do
organów gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań urzędu należy:
1) podejmowanie inicjatywy w zakresie projektowania przepisów gminnych,
przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, sporządzania decyzji,
postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych
czynności prawnych przypisanych ustawowo organowi wykonawczemu gminy;
2) wykonywanie - na podstawie przydzielonych zadań - czynności faktycznych
wchodzących w zakres zadań gminy;
3) zapewnienie organom gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania
skarg, wniosków, interpelacji i petycji;
4) przygotowywanie projektu budżetu gminy, wykonywanie zadań wynikających z budżetu
gminy oraz innych aktów organów gminy;
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał
rady;
6) zapewnienie właściwej współpracy z radą, radnymi, organami jednostek pomocniczych,
organizacjami pozarządowymi w wykonywaniu zadań gminy oraz warunków organizacyj-
nych do odbywania sesji, posiedzeń komisji i posiedzeń innych organów funkcjonujących w
strukturze gminy;
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w
siedzibie urzędu czy biuletynie informacji publicznej gminy;
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) dbałość o akta i ich przechowywanie,
d) przekazywanie akt do archiwów;
9) opracowywanie sprawozdawczości statystycznej z zakresu zadań, czynności i funkcji
realizowanych przez urząd;
10) realizacja obowiązków i uprawnień służących urzędowi jako pracodawcy zgodnie z
obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
III. ORGANIZACJA URZĘDU
§ 10.
1. W skład urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy o symbolu literowym komórki organizacyjnej :
1) OR. sekretarz gminy;
2) OP. referat organizacyjny i promocji gminy;
3) FI. referat planowania i finansów;
4) PP. stanowisko ds. planowania przestrzennego i urbanistyki;
5) RG. stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami;
6) ZP. stanowisko ds. zamówień publicznych i pozyskiwania środków UE;
7) RŚ. stanowisko ds. rolnictwa i ochrony środowiska;
8) LI. stanowisko ds. lokalizacji inwestycji celu publicznego i uwarunkowań
środowiskowych;
9) GO. stanowisko ds. gospodarki odpadami komunalnymi i gospodarki energetycznej
10) WK. stanowisko ds. inwestycji wodno-kanalizacyjnych;
11) ID. stanowisko ds. inwestycji drogowych i utrzymania dróg gminnych;
12) OK. stanowisko ds. kadr, kultury i sportu;
13) SO. stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych;
14) WO. stanowisko ds. obronnych, zarządzania kryzysowego, działalności gospodarczej i
informacji niejawnych;
15) RP. stanowisko radcy prawnego;
16) TI. stanowisko ds. technologii informacyjnych
2. Na czele referatów stoją kierownicy.
1.Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
2. Podziału zadań w referatach i na stanowiska pracy dokonuje wójt.
IV. ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 12.
1. Urząd funkcjonuje według następujących zasad:
1) praworządności;
2) służebności wobec społeczności lokalnej;
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;
4) jednoosobowego kierownictwa;
5) nadzoru i kontroli zarządczej;
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo urzędu, referaty i samodzielne stanowiska pracy
oraz koordynacji i wzajemnego współdziałania.
2. Pracownicy urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań urzędu działają na
podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
3. Pracownicy urzędu zobowiązani są do :
1) znajomości przepisów prawa materialnego, obowiązującego w powierzonym im zakresie
działania oraz stałego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji zawodowych;
2) właściwego stosowania przepisów prawa ustrojowego, materialnego, proceduralnego,
oraz instrukcji kancelaryjnej;
3) terminowego załatwiania spraw;
4) zachowywania profesjonalnej staranności, obiektywności i bezstronności w tworzeniu
projektów rozstrzygnięć;
5) proponowania formy i sposobu postępowania, zapewniającego prawidłowe i
bezzwłoczne załatwienie spraw;
6) sprawnego i rzetelnego załatwiania spraw obywateli;
7) przestrzegania ochrony danych osobowych oraz prawidłowości w zakresie udzielania
informacji publicznej
8) prawidłowego ewidencjonowania i przechowywania akt spraw, zbiorów przepisów
prawnych, rejestrów i spisów spraw, dbałości o pomoce urzędowe i wyposażenie biurowe.
§ 13.
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i
oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem
gminnym.
2. Zamówienia na dostawy towarów, usługi i roboty budowlane dokonywane są zgodnie z
przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, po wyborze najkorzystniejszej oferty.
§ 14.
1. Kierownicy referatów kierują realizacją zadań w zakresie spraw wyznaczonych przez
wójta, sprawują kontrolę i nadzór nad pracą podległych pracowników,
zapewniają koordynację działalności w urzędzie, optymalną realizację zadań referatów i
ponoszą odpowiedzialność przed wójtem.
2. Kierownicy referatów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników.
3. Zasady podpisywania pism określa Załącznik nr 1 do regulaminu.
4. Obieg dokumentów w urzędzie określa Załącznik nr 2 do regulaminu.
5. Zasady kontroli wewnętrznej określa Załącznik nr 3 do regulaminu.
§ 15.
1. W urzędzie funkcjonuje kontrola zarządcza, która ma służyć zapewnieniu realizacji celów i
zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny i terminowy przez referaty i poszczególne
stanowiska pracy.
2. Szczegółowe zasady kontroli zarządczej określi wójt odrębnym zarządzeniem.
§ 16.
1. Referaty i stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i regulaminu
w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referaty i stanowiska pracy są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami
organizacyjnymi urzędu w szczególności w zakresie realizacji zadań wspólnych, wymiany
informacji, koordynacji i wzajemnych konsultacji.
V. ZAKRESY ZADAŃ ZASTĘPCY WÓJTA, SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY
§ 17.
1. Zastępca wójta podejmuje czynności kierownika urzędu pod nieobecność wójta lub
wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez wójta.
2. Zastępca wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia wójta.
§ 18.
Do zadań sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu,
a w szczególności:
1) opracowywanie projektów oraz zmian: statutu gminy, regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu;
2) nadzór nad poprawnością projektów przygotowywanych pism, decyzji, projektów aktów prawnych wójta i rady gminy, opracowywaniem zakresów czynności pracowników;
3) usprawnianie pracy w urzędzie, nadzór nad doskonaleniem kadr, organizacją pracy, prowadzeniem spraw związanych z udostępnianiem zbiorów aktów prawnych powszechnie obowiązujących;
4) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych urzędu oraz organizowanie ich współpracy;
5) dekretowanie korespondencji, czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań urzędu,
6) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez pracowników urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz czynności kancelaryjnych, przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, terminowego załatwiania spraw, interpelacji, skarg, wniosków i petycji;
7) prowadzenie kontroli dyscypliny pracy;
8) przedkładanie wójtowi propozycji innowacyjności i usprawnienia pracy urzędu;
9) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników w granicach upoważnienia przez wójta;
10) pełnienie funkcji kierownika urzędu w razie nieobecności wójta i zastępcy wójta,
11) prowadzenie nadzoru i kontroli w urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie prawidłowości pracy, skuteczności i efektywności działania, terminowości, identyfikowania ryzyka oraz bieżące informowanie wójta o zaistniałych nieprawidłowościach czy prawdopodobieństwach i skutkach wystąpienia ryzyka;
12) koordynowanie i nadzór nad pracami remontowymi w urzędzie i zakupem środków trwałych;
13) organizacja i koordynowanie spraw związanych z wyborami, referendami i spisami powszechnymi;
14) nadzór nad wykonywaniem zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych jak również dostępu do informacji publicznej;
15) nadzór nad realizacją zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych;
17) współpraca z wójtem w zakresie przygotowywania tematyki sesji rady;
18) sporządzanie wniosków o nadanie orderów lub odznaczeń;
19) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia wójta.
§ 19.
Do zadań skarbnika należy zapewnienie prawidłowego wykonywania zadań urzędu w zakresie spraw finansowych, sprawowanie kierownictwa, kontroli zarządczej nad działalnoś-cią referatów, stanowisk pracy oraz jednostek organizacyjnych gminy realizujących zadania finansowe, a w szczególności :
1) kierowanie pracą referatu planowania i finansów;
2) przygotowanie projektu budżetu, wieloletniej prognozy finansowej oraz bieżący nadzór nad wykonaniem przez urząd i gminne jednostki organizacyjne;
3) nadzorowanie wykonania obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości i obsługi księgowej budżetu;
4) kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, 5) nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej;
6) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
7) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
8) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności sporządzonych dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
9) przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej gminy;
10) opiniowanie projektów uchwał rady wywołujących skutki finansowe dla gminy;
11) współdziałanie w opracowywaniu budżetu, wymiaru i realizacji zobowiązań podatkowych, opłat lokalnych i innych opłat oraz dochodów z mienia gminnego;
12) współdziałanie w zakresie pozyskiwania dochodów, prowadzenia ewidencji dochodów i wydatków gminy;
13) prowadzenie rozliczeń pomiędzy instytucjami i jednostkami organizacyjnymi;
14) bieżąca ocena wykonywanej pracy przez podległych pracowników;
15) prowadzenie kontroli zarządczej gospodarki finansowej urzędu, gminnych jednostek organizacyjnych, identyfikowanie ryzyka i bieżące informowanie wójta o zaistniałych nieprawidłowościach;
16) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień wójta.
VI. PODZIAŁ ZADAŃ
§ 20.
1. Do wspólnych zadań referatów i stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego, przygotowywanie materiałów, projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
2) współdziałanie i pomoc radzie gminy, właściwym rzeczowo komisjom rady,wójtowi i jednostkom pomocniczym gminy w wykonywaniu zadań publicznych;
3) współdziałanie ze skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy, tj. opracowywanie projektów planów finansowo-rzeczowych zadań do projektu budżetu gminy;
4) przygotowywanie programów, analiz, ocen, sprawozdań i bieżących informacji o realizacji zadań;
5) współdziałanie z sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników;
6) prowadzenie i przechowywanie akt, ponoszenie odpowiedzialności za dokumentację oraz dane osobowe w niej zawarte;
7) stosowanie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów;
9) rozpatrywanie interpelacji, skarg, wniosków i petycji wpływających do urzędu i przygotowywanie dla wójta dokumentacji w tym zakresie;
10) opracowywanie propozycji do projektów programów rozwoju gminy, projektów uchwał i innych materiałów potrzebnych do podejmowania rozstrzygnięć rady gminy;
11) opracowywanie i przygotowywanie do podpisu dla wójta zarządzeń, postanowień, umów, porozumień, zaświadczeń i innych pism;
12) prowadzenie konsultacji społecznych w zakresie przypisanych zadań;
13) doskonalenie zawodowe i usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;
14) znajomość przepisów prawa materialnego i proceduralnego i dokładanie należytej staranności w badaniu ich aktualności;
15) udział w wykonywaniu zadań obronnych, obrony cywilnej, p.poż. i zarządzania kryzysowego,
16) podejmowanie inicjatyw w zakresie sporządzania przepisów gminnych, ich aktualizacji bądź innego uregulowania spraw należących do zakresu działania;
17) prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych i udostępniania informacji publicznej;
18) obowiązkowe prowadzenie samokontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu przydzielonych zadań;
19) współdziałanie w wykonywaniu zadań i prac doraźnie podejmowanych bądź zlecanych do realizacji wójtowi;
20) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez wójta.
2. Ogólne obowiązki kierowników referatów jako przełożonych służbowych
określa Regulamin Pracy Urzędu.
3. Sposób stanowienia aktów publicznoprawnych określa Załącznik nr 4 do regulaminu.
4. Sposób przyjmowania i załatwiania spraw określa Załącznik nr 5 do regulaminu.
§ 21.
Do zadań referatu organizacyjnego i promocji gminy należy:
1) obsługa rady gminy, stałych i doraźnych komisji rady gminy, do której należy :
a) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych do pracy rady i komisji,
b) obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczno-prawna rady i jej komisji przy
współpracy z sekretarzem, radcą prawnym, a w tym organizacyjne przygotowanie sesji,
posiedzeń komisji, opracowanie materiałów z obrad,
c) prowadzenie protokołu posiedzeń rady i jej komisji, ponoszenie odpowiedzialności za
kompletne i prawidłowe zapisy przebiegu obrad, publikowanie na stronie urzędu i BIP,
przechowywanie dokumentacji rady i komisji, udostępnianie jej zainteresowanym,
d) prowadzenie niezbędnych rejestrów :
- uchwał rady,
- prawa miejscowego,
- skarg, wniosków, interpelacji i petycji,
e) zapewnienie prawidłowego i terminowego przygotowania przez właściwych
merytorycznie pracowników materiałów na sesje i posiedzenia komisji,
f) udział w opracowywaniu projektów działania rady na okres kadencji,
rocznych, okresowych planów pracy rady i komisji, sporządzanie projektów uchwał
organizacyjnych rady i komisji oraz przekazywanie zadań wynikających z uchwał
właściwym merytorycznie stanowiskom pracy,
g) sporządzanie i wysyłanie zawiadomień na sesję do radnych, sołtysów i zaproszonych
gości, na posiedzenia komisji rady, powiadamianie o innych spotkaniach organizowanych
przez wójta,
h) przedkładanie do realizacji odpisów uchwał rady, wniosków, interpelacji i petycji
właściwym stanowiskom pracy oraz czuwanie nad ich terminowym załatwieniem,
i) przekazywanie uchwał do nadzoru wojewody, do publikacji i zamieszczanie w BIP,
j) przekazywanie korespondencji do i od rady, komisji rady oraz radnych,
k) prowadzenie ewidencji radnych, spraw związanych z wygaśnięciem mandatów radnych,
zmianami w składzie osobowym rady i jej organów, dokumentacji oświadczeń majątkowych
radnych,
l) opracowywanie na zlecenie przewodniczącego rady informacji, ocen, wniosków dla
potrzeb rady lub jej komisji,
ł) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu ich obowiązków,
m) udział w organizowaniu przez radę czy wójta uroczystych obchodów świąt państwowych
i lokalnych;
2) prowadzenie spraw związanych z wyborami sołtysów i rad sołeckich, dokumentacji organizacji pracy sołectw;
3) prowadzenie obsługi organizacyjnej wójta czy zastępcy wójta:
a) zapewnienie obsługi kancelaryjnej wójta, urzędu, przyjmowanie, rejestracja, rozdzielanie
i wysyłka korespondencji,
b) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań
organizowanych przez wójta i zastępcę wójta,
c) zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe, niezbędny sprzęt, pieczęcie, prenumerata
czasopism i innych wydawnictw, prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
d) ewidencjonowanie i przechowywanie pieczęci urzędowych,
e) przyjmowanie interesantów w sprawie skarg i wniosków, organizowanie ich kontaktów
z wójtem, zastępcą wójta lub sekretarzem bądź kierowanie do właściwych stanowisk pracy,
f) prowadzenie dokumentacji w zakresie skarg i wniosków,
g) dekorowanie siedziby urzędu z okazji świąt i rocznic;
4) prowadzenie na bieżąco strony internetowej gminy, biuletynu informacji publicznej,
5) prowadzenie spraw rozwoju i promocji gminy:
a) współpraca z referatami i stanowiskami pracy przy opracowywaniu programów gospodarczych gminy, w tym wykonywaniu prac studialnych i prognostycznych,
b) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze gminy i gmin sąsiednich,
c) gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promujących gminę na zewnątrz,
d) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków publicznego przekazu, zbieranie informacji, sporządzanie odpowiedzi na informacje medialne,
e) udział w akcjach promocyjnych i reklamowych gminy,
f) sporządzanie materiałów promocyjnych i informacyjnych do Informatora Urzędu Gminy Ciechanów pt. „Wieści gminne” oraz innych wydawnictw i ich rozpowszechnianie,
6) prowadzenie spraw opłat adiacenckich, a w szczególności :
a) ustalanie obowiązku podlegania opłacie adiacenckiej,
b) sporządzanie wykazu zobowiązanych do ponoszenia opłaty i zleceń operatów szacunkowych,
c) kompletowanie dokumentacji i prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej, odroczenia, rozłożenia na raty;
d) wystawianie wezwań do zapłaty i prowadzenie egzekucji;
e) przygotowywanie dokumentacji do dokonywania wpisu do księgi wieczystej;
7) archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego;
8) koordynacja prac związanych z bezpieczeństwem i ochroną danych osobowych oraz udostępnianiem informacji publicznej.
9) nadzór nad gospodarką przedmiotami nietrwałymi (inwentarzem) znajdującymi się w budynku Urzędu, a w szczególności:
a) sporządzanie protokołów likwidacji;
b) uzgadnianie przenoszenia przedmiotów nietrwałych w obrębie Urzędu.
10) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, jego zastępcę lub sekretarza.
§ 22.
Do zadań referatu planowania i finansów należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do opracowywania projektu budżetu gminy, zmian budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej, uchwał podatkowych i innych uchwał w zakresie gospodarki finansami;
2) opracowywanie szczegółowego podziału dochodów i wydatków budżetu;
3) przestrzeganie dyscypliny budżetowej;
4) zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu;
5) rozliczanie i ewidencjonowanie operacji budżetowych;
6) finansowanie powiązanych z budżetem gminy jednostek organizacyjnych oraz prowadze-nie bieżącego nadzoru nad ich gospodarką finansową;
7) planowanie środków budżetowych na dotacje dla gminnych jednostek organizacyjnych oraz bieżąca kontrola ich wydatkowania;
8) dokonywanie okresowych analiz sytuacji ekonomiczno-finansowej, sporządzanie materiałów w tym zakresie oraz referowanie o powyższym na posiedzeniach organów gminy;
9) prowadzenie rachunkowości budżetu gminy, rachunkowości podatków i opłat, sporządzanie sprawozdań w tym zakresie;
10) zapewnienie powszechności opodatkowania poprzez wymierzanie i pobór podatków : rolnego, leśnego, od nieruchomości, od środków transportowych oraz opłat od psów;
11) podejmowanie wszelkich działań na rzecz pełnej realizacji wpływów na poczet należności budżetowych z tytułu podatków i opłat oraz likwidacji zaległości podatkowych, opłat, czynszów i innych zobowiązań;
12) wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych oraz prowadzenie postępowania zabezpieczającego bezzwłocznie po upływie terminów płatności rat podatkowych, opłat i innych zobowiązań;
13) prowadzenie postępowania w zakresie ulg, umorzeń, odroczeń i zaniechania należności w podatkach i opłatach i zobowiązaniach cywilno-prawnych,
14) terminowe i wyczerpujące załatwianie podań i odwołań w sprawach podatków i opłat;
15) sporządzanie i wydawanie informacji pracownikom urzędu, radnym, sołtysom i innym zleceniobiorcom o osiągniętych przez nich dochodach PIT 11 oraz informacji o składkach dla osób ubezpieczonych;
16) uzgadnianie spisów inwentaryzacyjnych;
17) współpraca z regionalną izbą obrachunkową w zakresie gospodarki finansowej gminy, sposobami gromadzenia i rozdziału zasobów pieniężnych;
18) współdziałanie z urzędem skarbowym w zakresie planowania i rozliczeń należności budżetowych, w zakresie dochodów realizowanych przez urząd skarbowy na rzecz budżetu gminy;
19) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej inwestycji gminnych, wynagrodzeń pracowniczych i pochodnych oraz innych wydatków bieżących związanych z funkcjonowaniem urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych;
20) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy;
21) prowadzenie ewidencji mienia gminnego;
22) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;
23) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
24) prowadzenie zbioru podatników i inkasentów;
25) gromadzenie i badanie pod względem zgodności z prawem i stanem faktycznym deklaracji podatkowych, informacji i innych dokumentów składanych do opodatkowania;
26) prowadzenie dokumentacji wymiaru i poboru podatków i opłat lokalnych, opłat z gospodarki mieniem gminnym;
27) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych z podatków i opłat lokalnych;
28) prowadzenie spraw z zakresu pomocy publicznej dla przedsiębiorców;
29) prowadzenie spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego dla rolników;
30) wystawianie zaświadczeń o: użytkach rolnych, hektarach przeliczeniowych, stanie zaległości w podatkach i opłatach, dochodowości czy posiadaniu gospodarstwa rolnego dla zainteresowanych,
31) współpraca z KRUS w zakresie świadczeń z ubezpieczenia społecznego rolników i członków ich rodzin;
32) wykonywanie obowiązków dotyczących opłat za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości zamieszkałych, w tym:
a) ewidencji wpłat, księgowanie, uzgadnianie wpływów z ewidencją syntetyczną, prowadzenie dziennika obrotów,
b) bieżąca weryfikacja opłat, naliczanie odsetek za zwłokę, rozliczanie nadpłat,
c) współpraca ze stanowiskami merytorycznymi zajmującymi się ewidencją i weryfikacją deklaracji o wysokości opłat za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych oraz egzekucją należności,
33) prowadzenie spraw dotyczących praw i obowiązków gminy jako spadkobiercy wobec zobowiązań i zgromadzonych środków finansowych;
34) ewidencja kont podatnika opłaty adiacenckiej, a w szczególności:
a) prowadzenie kartotek i księgowanie wpłat z tytułu opłaty adiacenckiej;
b) miesięczne uzgadnianie wpływów za opłatę adiacencką;
c) prowadzenie dziennika obrotów i naliczanie odsetek za zwłokę oraz postępowanie z nadpłatami z tytułu ww. opłaty
35) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, jego zastępcę czy sekretarza.
§ 23.
Do zadań stanowiska ds. planowania przestrzennego i urbanistyki należy prowadzenie spraw i dokumentacji z zakresu :
1) przygotowywania analiz aktualności studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowa-nia przestrzennego oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego gminy;
2) przygotowanie oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy;
3)przedstawianie radzie gminy raz w kadencji wyników ocen aktualności i zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy;
4) prowadzenia rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz kompletowanie egzemplarzy archiwalnych;
5)prowadzenie rejestrów oraz analiz złożonych wniosków o przystąpienie do sporządzenia nowych lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego,
6) przygotowywanie opinii miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin ościennych;
7) przygotowywanie opinii planu zagospodarowania przestrzennego województwa;
8) udostępnianie zainteresowanym miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;
9) wydawania wypisów i wyrysów z miejscowych planów oraz studium;
10) prowadzenie spraw związanych ze zmianą wartości nieruchomości w wyniku uchwalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
11) prowadzenie postępowań w sprawie wydania :
a) decyzji o warunkach zabudowy oraz zmiany ww. decyzji,
b) uzgadnianie przesłanych projektów decyzji z gmin sąsiadujących,
c) decyzji o przeniesieniu decyzji o warunkach zabudowy,
d) zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania
przestrzennego oraz w terenach objętych planem rewitalizacji,
e) związanych ze zwrotem opłaty skarbowej od warunków zabudowy;
12) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy;
13) obsługa Gminnej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej,
14) prowadzenie spraw związanych ze sporządzeniem przez jednostki zewnętrzne nowych oraz zmiany obowiązujących :
a) opracowań ekofizycznych dla potrzeb studium i miejscowych planów,
b) studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego,
c) miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego wraz z prognozą skutków
finansowych i prognozą oddziaływania na środowisko;
15) gromadzenia dokumentów notarialnych z obrotu nieruchomościami, ewentualne odsyłanie mylnie skierowanych;
16) współdziałanie ze skarbnikiem gminy w sprawie rozliczeń finansowych z Gminną Komisją Urbanistyczno-Architektoniczną i urbanistą przygotowującym projekty decyzji o warunkach zabudowy;
17) wyłanianie wykonawcy projektu planu miejscowego, studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz projektów decyzji o warunkach zabudowy;
18) wykonywanie innych zadań przekazanych do realizacji przez wójta, jego zastępcę czy sekretarza gminy.
§ 24.
Do zadań stanowiska ds. gospodarki nieruchomościami należy prowadzenie spraw i dokumentacji z zakresu :
1) nabywania i ewidencji mienia gminnego w ujęciu ilościowym i wartościowym;
2) ewidencjonowanie nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste;
3) ustalanie i aktualizacja opłat rocznych za użytkowanie wieczyste;
4) sprzedaży nieruchomości gminnych zabudowanych, niezabudowanych i mieszkalnych:
a) w drodze przetargu na zbycie prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego,
b) sprzedaży bezprzetargowej,
c) stosowania bonifikaty w stosunku do budynków mieszkalnych i gruntów;
5) zamiany nieruchomości gminnych z osobami fizycznymi i prawnymi;
4) nabywania nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań gminy;
5) prowadzenia komunalizacji nieruchomości;
6) przekształcania użytkowania wieczystego we własność, zwrotu bonifikaty udzielonej przy sprzedaży;
7) czasowego udostępniania nieruchomości gminnych w formie dzierżawy, najmu, użyczenia, trwałego zarządu lub zezwolenia;
8) uwłaszczania spółdzielni i innych osób prawnych;
9) spraw związanych z odszkodowaniami za grunty przejęte na rzecz gminy w trybie szczególnym (grunty pod nowe ulice, drogi lub poszerzenie istniejących) i grunty przejęte na podstawie decyzji starosty;
10) sporządzanie wykazów nabycia, sprzedaży, zamiany, komunalizacji nieruchomości do skarbnika gminy;
11) zapewnienia prawidłowego stanu technicznego komunalnych zasobów mieszkaniowych i obiektów użyteczności publicznej:
a) prowadzenie spraw związanych z:
- wyłonieniem wykonawcy robót,
- wykonywaniem remontów w lokalach mieszkaniowych i użytkowych,
b) prowadzenie książek obiektów budowlanych budynków gminnych, aktualizacja
przeglądów elektrycznych, budowlanych i kominiarskich
12) gospodarowania zasobami lokalowymi mieszkalnymi i użytkowymi gminy, sporządzanie umów, naliczanie czynszów i innych należnych opłat;
a) prowadzenie ewidencji zasobów mieszkalnych i wynajmu lokali użytkowych,
b) sporządzanie umów, naliczanie czynszów i innych należnych opłat,
c) zaliczanie kosztów remontu na poczet czynszu najmu,
d) egzekucji w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej;
13) prowadzenia dokumentacji wspólnot gruntowych;
14) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych i parków;
15) ustalania nazw ulic, numeracji nieruchomości, placów i obiektów fizjograficznych;
16) opiniowania wstępnego podziału nieruchomości, zatwierdzania podziału nieruchomości;
17) spraw rozgraniczania, scalania i wtórnego podziału nieruchomości;
18) spraw związanych z wykonywaniem uprawnień właścicielskich gminy:
a) ustanawianie służebności gruntowych,
b) zgoda na zabudowę przy granicy nieruchomości,
c) sporządzanie wniosków w sprawie aktualizacji i sprostowania wpisów w księgach
wieczystych,
d) wnioskowanie o wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów nieruchomości gminnych;
19) spraw zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z parków zabytkowych oraz nadzór nad realizacją;
20) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków, uzyskanie zezwoleń przy wykonywaniu remontów lub wybudowaniu nowych obiektów;
21) ) opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami a w szczególności cmentarzami wojennymi i grobami;
22) opiniowanie projektów koncesji na wydobycie kruszywa naturalnego, planu ruchu kopalni oraz badań geologicznych;
23) prowadzenie spraw dotyczących praw i obowiązków gminy jako spadkobiercy wobec nieruchomości;
24) wykonywanie innych zadań przekazanych do realizacji przez wójta, jego zastępcę czy sekretarza gminy.
§ 25.
Do zadań stanowiska ds. zamówień publicznych i pozyskiwania środków UE należy, w szczególności :
1) sporządzanie i prowadzenie dokumentacji dla inwestycji gminnych w sprawach :
a) szacowania i ustalania kosztów inwestycji czy remontów (wartości zamówienia),
b) dokonywania wyboru wykonawcy robót w trybie zamówień publicznych,
c) prowadzenie dokumentacji komisji przetargowych,
c) realizowania umów o wykonanie robót, usług czy dostaw,
d) sporządzanie informacji i sprawozdań z zakresu zamówień publicznych;
2) sporządzania wniosków aplikacyjnych o uzyskanie środków z funduszy Unii Europejskiej
i innych pozabudżetowych na realizację inwestycji i remontów, monitorowanie realizacji;
3) współpraca ze skarbnikiem gminy i innymi stanowiskami pracy w zakresie planowania, finansowania i rozliczania inwestycji gminnych;
3) wykonywanie innych zadań przekazanych do realizacji przez wójta, jego zastępcę czy sekretarza gminy.
§ 26.
Do zadań stanowiska ds. rolnictwa i ochrony środowiska należy prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska i rolnictwem, a w szczególności :
1) rolniczego wykorzystania gruntów i nasiennictwa, obrotu materiałem hodowlanym,
2) łowiectwa i obwodów łowieckich,
3) współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie sygnalizacji pojawia-
jących się chwastów, chorób i szkodników w uprawach i nasadzeniach,
4) współpraca za służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych, badania warunków chowu zwierząt gospodarskich,
5) ochrony i kształtowania środowiska oraz prawa wodnego, w tym:
a) usuwania drzew i krzewów,
b) zezwoleń na uprawę maku i konopi,
c) pozwoleń wodno-prawnych i rekultywacji gruntów,
6) prowadzenie spraw działalności regulowanej w zakresie udzielania zezwoleń na
świadczenie usług :
a) odbierania i zagospodarowania odpadów komunalnych,
b) opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych,
c) ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, schronisk dla bezdomnych zwierząt,
d) elektronicznej ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń działalności regulowanej w
zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, udostępnianie
danych w BIP i przekazywanie marszałkowi województwa wykazu podmiotów wpisanych
w danym miesiącu do rejestru działalności regulowanej;
7) prowadzenie ewidencji instalacji (przydomowych oczyszczalni), z których emisja nie wymaga pozwolenia na budowę,
8) prowadzenie spraw z zakresu :
a) opieki nad zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt,
b) zezwoleń na posiadanie psa rasy obronnej,
c) ochrony powietrza atmosferycznego,
d) gospodarki wodnej, dostarczania wody i odprowadzania ścieków, ochrony ujęć i urządzeń
wodnych, ustalania opłat za wodę i ścieki,
9) prowadzenie spraw związanych z ewidencją wyrobów zawierających azbest, ich
aktualizacją, dopłat do usuwania i utylizacji azbestu ;
10) współpraca z konserwatorami: zabytków, przyrody i archeologiem w zakresie ochrony
dóbr kultury przy prowadzeniu robót remontowo-inwestycyjnych czy konserwatorskich;
§ 27.
Do zadań stanowiska ds. gospodarki odpadami komunalnymi i gospodarki energetycznej należy, w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami komunalnymi :
a) przyjmowanie, rejestracja, aktualizacja i weryfikacja deklaracji o wysokości opłaty za
gospodarowanie odpadami komunalnymi z nieruchomości zamieszkałych;
b) współpraca z przedsiębiorcą zajmującym się odbiorem i zagospodarowaniem odpadów
komunalnych w zakresie aktualizacji bazy danych właścicieli nieruchomości objętych
odbiorem odpadów oraz terminowości odbioru odpadów zmieszanych, zbieranych
selektywnie i wielkogabarytowych,
c) badanie pod względem zgodności ze stanem faktycznym złożonych deklaracji;
d) przygotowywanie decyzji ustalających obowiązek uiszczania opłat za odbiór odpadów
komunalnych w razie nie złożenia deklaracji albo uzasadnionych wątpliwości co do danych
zawartych w deklaracji;
e) dokumentacji i sprawozdawczości w zakresie gospodarki odpadami;
f) nadzorowanie gospodarki ściekowej, odpadami i zanieczyszczeniami;
2) prowadzenie spraw z zakresu egzekucji należności z tytułu nieuregulowanych opłat za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych :
a) wystawianie upomnień,
b) sporządzanie tytułów wykonawczych, egzekucja opłat,
c) prowadzenie postępowania w zakresie odroczenia, rozłożenia na raty oraz umorzenia opłat,
3) Opracowanie, wdrażanie, monitorowanie i raportowanie działań związanych z gospodarką energetyczną;
4) Koordynacja projektów z zakresu planowania energetycznego, realizowanych przez gminę.
Do zadań stanowiska ds. lokalizacji inwestycji celu publicznego i uwarunkowań środowiskowych należy, w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie:
a) sporządzania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji przedsięwzięcia,
b) sporządzanie decyzji o ustaleniu warunków zabudowy dla inwestycji celu publicznego,
c) przeniesienia wydanych decyzji na inny podmiot,
d) związanych z pobraniem lub zwrotem opłaty skarbowej,
2) wyłaniania wykonawcy projektów decyzji w sprawie lokalizacji inwestycji celu publicznego;
3) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego;
4) zajmowanie stanowiska w sprawie realizacji inwestycji w etapach;
5) sporządzanie opinii o zaliczeniu inwestycji do przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko;
6) sporządzanie opinii akustycznych;
7) prowadzenie publicznie dostępnych wykazów danych o środowisku i jego ochronie, udzielanie lub odmowa udzielenia informacji o środowisku;
8) współpraca w tworzeniu i aktualizowaniu gminnego programu ochrony środowiska;
9) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, bądź w jego imieniu zastępcy lub sekretarza.
§ 28.
Do zadań stanowiska ds. inwestycji drogowych i utrzymania dróg gminnych należy, w szczególności :
1) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem siecią dróg gminnych o ustalonej kategorii oraz innymi drogami stanowiącymi własność gminy:
a) procedury dotyczącej zaliczania dróg do odpowiednich kategorii,
b) ewidencji dróg gminnych i jej aktualizacji,
c) prowadzenie okresowych kontroli stanu dróg gminnych i drogowych obiektów
inżynierskich, ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na stan bezpieczeństwa ruchu
drogowego;
2) prowadzenie spraw planowania budowy, modernizacji, remontów, utrzymania dróg i wiat przystankowych na terenie gminy :
a) realizacja zadań inwestycyjnych w zakresie budowy i modernizacji dróg ujętych w planie
inwestycyjnym gminy,
b) realizacja zadań inwestycyjnych realizowanych w ramach porozumień samorządowych,
c) kompletowanie dokumentacji oraz przygotowanie wniosku o uzyskanie pozwolenia na
budowę, nadzór nad realizacją, protokolarny odbiór i rozliczenie inwestycji,
d) utrzymanie, w tym zimowe, nawierzchni dróg, chodników, poboczy, drogowych
obiektów inżynierskich w należytym stanie oraz ochrona dróg gminnych,
e) zabezpieczenie oznakowania dróg oraz utrzymanie w należytym stanie znaków
drogowych,
f) prowadzenie spraw związanych z opiniowaniem stałych i czasowych projektów
organizacji ruchu drogowego,
g) dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego,
h) wprowadzanie ograniczeń lub zamykanie dróg, czy drogowych obiektów inżynierskich
dla ruchu oraz wyznaczanie objazdów w przypadku bezpośredniego zagrożenia
bezpieczeństwa osób lub mienia,
i) prowadzenie spraw z zakresu dokumentowania roszczeń odszkodowawczych dotyczących
wypadków na drogach gminnych;
3) umieszczanie i utrzymanie tablic z nazwami miejscowości i ulic;
4) organizowanie i zarządzanie siecią komunikacji publicznej na terenie gminy;
5) planowanie, budowa, remonty i modernizacja oświetlenia ulicznego przy drogach
gminnych;
6) współpraca z sołtysami i radami sołeckimi w sprawach realizacji zadań z funduszu sołeckiego w zakresie :
a) sporządzania dokumentacji zamierzeń lokalnych na rok następny,
b) wykonania planowanych zamierzeń czy formalizowania zmian,
7) współpraca ze skarbnikiem gminy w zakresie planowania środków i dokonywania wydatków związanych z finansowaniem zadań inwestycji i utrzymania dróg oraz środków z funduszu sołeckiego;
8) współdziałanie z właściwymi organami w zakresie usuwania skutków klęsk żywiołowych i innych zagrożeń, organizowanie zabezpieczeń i ewakuacji z obszarów zagrożonych;
9) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, jego zastępcy czy sekretarza.
§ 29.
Do zadań stanowiska ds. kadr, kultury i sportu należy prowadzenie spraw :
1) osobowych pracowników, tj. dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
2) sporządzanie zakresów czynności na poszczególne stanowiska pracy;
3) gospodarowanie funduszem płac w porozumieniu z referatem planowania i finansów;
4) związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników urzędu;
5) dokumentacji związanej z naborem na stanowiska urzędnicze i materiałów umożliwiają-cych podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy;
6) dokumentacji urlopów wypoczynkowych i ewidencji czasu pracy pracowników;
7) działalności socjalnej na rzecz pracowników urzędu;
8) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy;
9) pomoc w kompletowanie wniosków emerytalno- rentowych pracowników;
10) z zakresu zdrowia, kultury, sportu i rekreacji;
11) koordynowanie działań w zakresie organizacji prac społecznie użytecznych;
12) prowadzenie naboru i dokumentacji z zakresu prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy.
13) pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy a w szczególności :
a) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz zgłaszanie wniosków dotyczących
poprawy stanu bhp,
b) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy
pracy, chorób zawodowych, badań pracowniczych, zagrożeń zawodowych,
c) udział w dochodzeniach powypadkowych;
14) prowadzenie zbioru uchwał rady, zarządzeń i decyzji wójta:
15) kontrola przestrzegania czasu i dyscypliny pracy przez pracowników;
16) organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów;
17) opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczących pracowników urzędu;
18) inicjowanie i organizowanie kursów i szkoleń oraz stażu adaptacyjnego dla nowo zatrudnionych pracowników urzędu, współpraca z jednostkami szkolącymi, prowadzenie dokumentacji doskonalenia zawodowego pracowników;
19) współpraca z sekretarzem w zakresie opracowywania projektu regulaminu organiza-cyjnego, regulaminu pracy, świadczeń socjalnych i zmian;
20) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, jego
zastępcy czy sekretarza.
§ 30.
Do zadań stanowiska ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych należą sprawy :
1) prowadzenie ewidencji ludności i rejestrów wyborców w systemie komputerowym ;
a) wydawania dokumentów stwierdzających tożsamość,
b) archiwum osobowego oraz dokumentacji z tym związanej,
c) przyjmowania zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy oraz dokonywanie
meldunków i wymeldowań,
d) prowadzenia i aktualizacji rejestru mieszkańców gminy,
e) sporządzanie wykazów dzieci z poszczególnych obwodów szkolnych,
f) bieżącej współpracy z bazą PESEL, Urzędem Statystycznym i Biurem Wyborczym w
zakresie aktualizacji stanu mieszkańców gminy,
g) udzielanie potrzebnych informacji dla wójta i innych komórek organizacyjnych gminy o
liczbie ludności w poszczególnych miejscowościach, danych osobowych dzieci objętych
obowiązkiem szkolnym,
2) prowadzenie postępowania administracyjnego z zakresu wymeldowania z urzędu;
3) przyjmowanie zgłoszeń o mającym się odbyć zgromadzeniu i załatwianie spraw z tego zakresu;
4) udzielanie informacji o danych osobowych i danych adresowych na pisemny wniosek zainteresowanego;
5) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, jego
zastępcę lub sekretarza.
§ 31.
Do zadań stanowiska ds. obronnych, zarządzania kryzysowego, działalności gospodar-czej i informacji niejawnych należy prowadzenie spraw :
1) obronnych:
a) opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie
pozamilitarnych przygotowań obronnych,
b) opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, organizowanie szkolenia i
prowadzenie dokumentacji szkoleniowej,
c) opracowywanie, uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji planu operacyjnego
funkcjonowania gminy oraz stosownych programów obronnych,
d) opracowywanie i aktualizowanie planu przygotowania służby zdrowia gminy na potrzeby
obronne,
e) przygotowanie stanowiska kierowania wójta w celu zapewnienia wykonania zadań
obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej państwa,
f) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu gminy na czas wojny oraz
projektu zarządzenia wójta wprowadzającego ww. regulamin w życie,
g) opracowanie i bieżąca aktualizacja dokumentów zapewniających sprawne wykonywanie
zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej,
h) opracowanie i aktualizowanie dokumentacji stałego dyżuru,
i) analizowanie wniosków wojskowych komendantów w sprawie świadczeń na rzecz
obrony, prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowywanie decyzji o
przeznaczeniu osób lub rzeczy na potrzeby świadczeń na rzecz obrony,
j) opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i doraźnych świadczeń
rzeczowych oraz planu świadczeń osobistych i etatowych (doraźnych) świadczeń
rzeczowych przewidzianych do wykonywania w czasie mobilizacji i wojny,
k) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy od obowiązku
pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny,
l) opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych
do prowadzenia akcji kurierskiej,
ł) planowanie i prowadzenie kontroli realizacji zadań obronnych;
2)obrony cywilnej:
a) opracowywanie i uzgadnianie planów obrony cywilnej,
b) organizowanie szkoleń ludności w zakresie obrony cywilnej,
c) przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu
wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
d) przygotowanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego
zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,
e) planowanie i zapewnienie ochrony i ewakuacji dóbr kultury i innego mienia na wypadek
zagrożenia zniszczeniem,
f) zapewnienie ochrony płodów rolnych, zwierząt, pasz oraz ujęć wody pitnej dla ludności i
wyznaczonych zakładów przemysłu spożywczego,
g) zabezpieczenie wody dla urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i do celów
przeciwpożarowych,
h) zaopatrzenie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne i
umundurowanie niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnienie
odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany
tego sprzętu,
i) integrowanie sił obrony cywilnej oraz innych służb i organizacji do prowadzenia akcji
ratunkowych oraz likwidacji klęsk żywiołowych,
j) współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej i pełnomocnikami
wojewodów ds. ratownictwa medycznego w zakresie realizacji zadań.
3) zarządzania kryzysowego:
a) opracowanie i aktualizacja planu zarządzania kryzysowego,
b) zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej pracy zespołu zarządzania kryzysowego,
c) organizowanie posiedzeń i ćwiczeń zespołu zarządzania kryzysowego,
d) wnioskowanie o zapewnienie środków finansowych na funkcjonowanie zespołu;
4) koordynowanie zbiórki niewypałów i innych pozostałości po działaniach wojennych;
5) współdziałanie w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej;
6) zabezpieczenia przeciwpożarowego i zwalczania skutków pożarów, w tym :
a) współpraca z jednostkami OSP i Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej,
b) prowadzenie nadzoru nad środkami OSP, gospodarką sprzętem i pomieszczeniami OSP,
dokonywanie rozliczeń paliwa, prowadzenie inwentaryzacji mienia,
c) prowadzenie rejestru jednostek OSP i dokumentacji z działalności,
d) organizowanie zebrań OSP, zjazdów oraz posiedzeń zarządu;
7) gospodarki środkami transportu gminy, zakupu i rozliczania paliw silnikowych;
8) wykonywanie zadań z zakresu ochrony informacji niejawnych, w tym :
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) kontrola ochrony informacji niejawnych,
c) okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów,
d) opracowanie planu ochrony urzędu i nadzorowanie jego realizacji;
9) prowadzenie postępowania o uznaniu żołnierza za posiadającego na swoim utrzymaniu członków rodziny;
10) ewidencji działalności gospodarczej :
a) prowadzenie punktu informacyjnego w zakresie przygotowania wersji elektronicznej
wniosku o wpis do CEIDG,
b) prowadzenie archiwalnej dokumentacji przedsiębiorców (osób fizycznych), którzy
zakończyli działalność gospodarczą przed 1 lipca 2011r.
11) przyjmowanie wniosków, sporządzanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, naliczanie opłat za korzystanie z zezwoleń, wydawanie zaświadczeń o uiszczeniu opłat;
12) prowadzenie postępowania związanego z wygaszeniem lub cofnięciem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
13) wykonywanie innych zadań przekazywanych do realizacji przez wójta, jego zastępcę czy sekretarza.
§ 32.
Do zadań radcy prawnego należy w szczególności :
1) udzielanie opinii oraz wyjaśnień w zakresie interpretacji prawa;
2) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności gminy;
3) wskazywanie na uchybienia w działalności organów gminy, urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień;
4) uczestniczenie w negocjacjach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego;
5) opiniowanie projektów uchwał rady oraz zarządzeń wójta;
6) opiniowanie projektów umów a w szczególności umów długoterminowych dotyczących realizacji zadań gminnych;
7) występowanie w charakterze pełnomocnika procesowego gminy.
§ 33.
Do zadań stanowiska ds. inwestycji wodno-kanalizacyjnych należą sprawy :
1) opracowania założeń do programów gospodarczych gminy z zakresu inwestycji wodno-kanalizacyjnych i realizacja zadań wynikających z przyjętych przez radę planów i programów;
2) określanie rozmiaru i kosztów inwestycji wodno-kanalizacyjnych, prowadzenie wszelkiej potrzebnej dokumentacji zezwalającej na wykonanie robót, koordynowanie działań związanych z przebiegiem robót, a w szczególności :
a) sporządzanie wniosków o pozwolenia na budowę,
b) zgłaszanie robót dla obiektów nie wymagających pozwoleń na budowę,
c) pobieranie dzienników budowy i nadzór nad ich bieżącym prowadzeniem,
d) zawiadamianie o : zamierzonym terminie rozpoczęcia robót, kierowniku budowy,
inspektorze nadzoru i zmianach, zakończeniu budowy,
e) sporządzanie wniosków o pozwolenie na użytkowanie.
3) przekazywania do użytku inwestycji i rozliczanie kosztów poprzez :
a) organizowanie i udział w przeglądach i odbiorach robót,
b) sprawdzanie kalkulacji kosztów przedkładanych przez wykonawcę,
c) sporządzanie końcowych zestawień kosztów realizacji inwestycji,
d) sporządzanie dokumentacji o zakończeniu budowy czy pozwoleniu na użytkowanie.
4) sporządzanie uzgodnień na budowę, przebudowę, remonty dla przyłączy wodno-kanaliza-cyjnych, zjazdów z dróg gminnych i urządzeń infrastruktury technicznej nie związanej z gospodarką drogami lub potrzebami ruchu drogowego w pasie drogowym dróg gminnych;
5) sporządzanie zezwoleń i naliczanie opłat za zajmowanie pasa drogowego dróg gminnych oraz umieszczanie w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej nie związanych z gospodarką drogową;
6) prowadzenie ewidencji inwestycji wodno-kanalizacyjnych i przyłączy;
7) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu gospodarki wodno-kanalizacyjnej;
8) bieżąca współpraca w zakresie przekazywania informacji pracownikowi prowadzącemu sprawy naliczania opłat adiacenckich;
9) bieżąca współpraca z referatem rolnictwa, gospodarki nieruchomościami i ochrony środowiska w zakresie planowania gospodarczego, kompletowania dokumentacji do wniosków o pozyskanie środków z UE i sprawozdawczości.
§ 34.
Do zadań stanowiska ds. technologii informacyjnej należą sprawy :
1) prowadzenie obsługi informatycznej urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych mających siedzibę w urzędzie:
a) administrowanie siecią komputerową, zapewnienie funkcjonowania internetu, sieci komputerowej, oprogramowania i elektronicznej skrzynki podawczej,
b) ponoszenie odpowiedzialności za funkcjonowanie, bezpieczeństwo i ochronę danych w systemach elektronicznych oraz u wszystkich użytkowników w urzędzie, GOPS i GCUW;
c) pomoc techniczna w prowadzeniu strony internetowej gminy, biuletynu informacji publicznej,
§ 35.
1. Zadania własne gminy z zakresu ustaw :
a) z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1769, z późn. zm.);
b) z dnia 7 września 2007r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U.z 2017 r.
poz. 489, z późn. zm.);
c) z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. z 2017 r. poz.1952, z
późn. zm.);
d) z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz.U. z 2017r. poz.
1851, z późn. zm.);
e) z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i pieczy zastępczej (Dz.U. z 2017 r. poz.
697, z późn. zm.)
- wykonywane są w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ciechanowie.
2. Zadania własne gminy z zakresu ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. poz. 2203) wykonywane są w Gminnym Centrum Usług Wspólnych w Ciechanowie.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 36.
Załączniki nr 1 – 5 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 37.
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu.
2. Z dniem wejścia w życie regulaminu traci moc obowiązujące dotychczas Zarządzenie Nr Nr 9/18 Wójta Gminy Ciechanów z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Ciechanów
ZASADY PODPISYWANIA PISM
Wójt podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy, obwieszczenia i okólniki wewnętrzne;
2) pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz;
3) umowy cywilno-prawne i pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącego
działania i zarządu mieniem gminy;
4) ogłoszenia i umowy o realizację zamówienia publicznego;
5) odpowiedzi na skargi i wnioski i petycje;
6) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie
upoważnił pracowników urzędu;
7) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające
osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowni-
ków urzędu;
8) dokumenty będące nawiązaniem stosunku pracy zmianą, przeszeregowaniem,
nagradzaniem, karaniem jak również rozwiązaniem stosunku pracy dla pracowników
urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
9) pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądami i organami administracji
publicznej;
10) odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania i petycje radnych;
11) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem
radnych;
12) polecenia wyjazdu służbowego;
13) inne pisma, jeśli ich podpisywanie wójt zastrzegł dla siebie.
1. Zastępca wójta, sekretarz i skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, w
granicach upoważnienia wydanego przez wójta.
2. Sekretarz lub radca prawny wstępnie aprobuje pisma podpisywane przez wójta oraz
projekty uchwał rady, zarządzeń wójta i decyzji administracyjnych w zakresie bieżącego
działania gminy i prowadzenia postępowania administracyjnego.
3. Wójt może upoważnić kierownika referatu lub innego pracownika do podpisywania w jego
imieniu decyzji administracyjnych, zaświadczeń czy innych czynności z zakresu
administracji publicznej.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE
§ 1.
Korespondencja wpływająca do urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, co oznacza, że :
1) korespondencja jest pieczętowana pieczęcią wpływu z naniesieniem daty wpływu,
rejestrowana w formie elektronicznej, następnie dekretowana przez wójta lub sekretarza i
przekazywana pracownikom;
2) w przypadku korespondencji nie podlegającej otwarciu /zastrzeżone/, pieczęć wpływu i
datę stawia się na kopercie i niezwłocznie przekazuje osobie upoważnionej;
3) wszelkie podania mieszkańców są przez sekretariat niezwłocznie rejestrowane i
przekazywane właściwemu pracownikowi;
4) pisma noszące znamiona skarg i wniosków czy petycji wnoszone przez radnych czy
mieszkańców, po ich zadekretowaniu, rejestrowane są w centralnym rejestrze skarg
wniosków i petycji i przekazywane do załatwienia właściwemu merytorycznie pracow-
nikowi, który po załatwieniu sprawy podaje do rejestru termin i sposób załatwienia;
5) korespondencja kierowana do rady gminy przekazywana jest niezwłocznie przewodniczą-
cemu rady poprzez pracownika ds. obsługi rady;
6) korespondencja zawierająca jedynie nazwisko i imię adresata, bez oznaczenia pieczęcią
nadawcy, powinna być traktowana jako prywatna.
§ 2.
Korespondencja wychodząca z urzędu wysyłana jest za pośrednictwem sekretariatu i rejestro-wana w dzienniku korespondencji, a w szczególności :
1) korespondencja do wysyłki jest kopertowana, adresowana i opieczętowana przez osobę
załatwiającą sprawę;
2) korespondencja związana z prowadzeniem postępowania administracyjnego czy sądowego
wysyłana jest listem poleconym ze zwrotnym poświadczeniem odbioru;
3) sekretariat rejestruje w rejestrze korespondencji listy do wysyłki /zaopatruje w odpowiedn-
ią opłatę pocztową lub stempluje, zgodnie z umową na pobieranie opłaty pocztowej/,
rejestruje w książce nadawczej wszystkie listy polecone i ze zwrotnym poświadczeniem
odbioru oraz liczbę listów zwykłych.
ZAŁĄCZNIK Nr 3
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1.
Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2.
Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów wyelimi-nowania nieprawidłowości oraz przeciwdziałania nierprawidłowościom.
§ 3.
W urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) problemowa, obejmująca wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności
kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności;
2) wstępna - obejmująca kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia
przygotowania;
3) bieżąca - obejmująca czynności w toku;
4) sprawdzająca (następna) - mająca miejsce po dokonaniu określonych czynności, w
szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględ-
nione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.
§ 4.
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne
ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej
urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według
kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania
kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako
dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania
świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5.
Kontroli dokonują:
1) komisja rewizyjna rady w zakresie wszystkich spraw dotyczących działalności gminy,
zleconych przez radę, jej przewodniczącego oraz na podstawie własnych planów pracy
przyjętych przez radę;
2) wójt, audytor lub sekretarz w odniesieniu do wszystkich komórek organizacyjnych i
jednostek gminnych;
3) skarbnik w odniesieniu do podporządkowanych pracowników jak również jednostek
organizacyjnych gminy będących realizatorami budżetu;
4) kierownicy referatów w stosunku do podległych pracowników.
§ 6.
1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się, w terminie 7 dni od daty jej zakończenia dokument, tj. protokół pokontrolny lub notatkę.
2. Dokument powinien zawierać:
1) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska;
2) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
3) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;
4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;
5) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby pełniącej
obowiązki;
6) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski z kontroli
wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzają-
cych ustalenia zawarte w dokumencie;
7) datę i miejsce podpisania dokumentu;
8) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organi-
zacyjnej albo kontrolowanego pracownika, lub notatkę o odmowie podpisania dokumentu
z podaniem przyczyn odmowy;
9) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje wójt.
§ 7.
W przypadku odmowy podpisania dokumentu przez kierownika kontrolowanej komórki, jednostki organizacyjnej lub osoby kontrolowanj, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8.
Dokument sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują wójt i jednostka lub osoba kontrolowana.
§ 9.
Z innych czynności kontrolnych, m.in. kontroli wstępnej (przypadającej skarbnikowi), kontroli bieżącej i sprawdzającej nie ma konieczności sporządzenia dokumentu. Na potwierdzeniem tego typu kontroli wystarczy podpis kontrolującego i data wykonanej czynności.
ZAŁĄCZNIK Nr 4
SPOSÓB STANOWIENIA AKTÓW PUBLICZNOPRAWNYCH
§ 1.
1. Organy gminy wydają akty prawne powszechnie obowiązujące (przepisy gminne) w formie uchwał, zarządzeń i decyzji.
2. Akty prawne wymienione w punkcie 1 stanowią :
a) rada gminy w formie uchwał,
b) wójt w formie zarządzeń porządkowych, zarządzeń i decyzji wewnętrznego
kierownictwa oraz obwieszczeń i okólników;
c) decyzje i okólniki nie posiadają mocy przepisów gminnych.
3. Zarządzenia porządkowe wójta w przypadkach określonych w art. 41 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym podlegają zatwierdzeniu na najbliższej sesji rady.
§ 2.
1. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, uzgadnia go z zainteresowanymi stanowiskami pracy, przeprowadza konsultacje i zasięga opinii wymaganych przepisami prawa.
2.Projekt aktu prawnego powinien być przedstawiony wójtowi z akceptacją radcy prawnego.
3. Uchwały, zarządzenia i decyzje organizacyjne podlegają rejestracji w rejestrach uchwał rady, zarządzeń i decyzji wójta a ich oryginały przechowywane są w zbiorach odpowiednich przepisów gminnych.
§ 3.
Stanowiska pracy bezpośrednio odpowiedzialne za realizację wydanego aktu prawnego obowiązane są do :
1) przekazania wydanego aktu prawnego jednostkom organizacyjnym lub stanowiskom,
na które nałożono obowiązek realizacji zadań;
2) sporządzenia harmonogramu realizacji zadań;
3) kontroli realizacji zadań aktu prawnego zgodnie z opracowanym harmonogramem
realizacji oraz składania wójtowi informacji z przebiegu realizacji.
§ 4.
Akty prawne rady pracownik ds. obsługi organów gminy składa w terminie do 7 dni od ich podjęcia w Oddziale Prawnym Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w jednym egzemplarzu, za pokwitowaniem a akty prawne z zakresu prawa miejscowego przeznaczone do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego w formie elektronicznej /zaopatrzone bezpiecznym podpisem/ i następnie w wersji papierowej przesyła w tym samym terminie do Redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Mazowieckiego w Radomiu.
§ 5.
1. Przepisy gminne /uchwały rady i zarządzenia wójta/ ogłasza się dodatkowo
przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w urzędzie oraz Biuletynie Informacji Publicznej.
2. Akty prawne z zakresu prawa miejscowego wchodzą w życie po upływie 14 dni od ich
ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego o ile nie przewidują
wyraźnie terminu późniejszego.
3. W przypadkach szczególnych, w granicach dopuszczonych ustawą z dnia 20 lipca 2000r.
o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz.U. z 2017 r.
poz. 1523), z dniem ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego.
§ 6.
1. Sekretarz nadzoruje obieg aktów normatywnych i aktów prawnych gminy, pism innych
organów i instytucji.
2.Sekretarz koordynuje wdrażanie aktów prawnych :
1) ustala przedmiot działania;
2) wyznacza realizatorów działań wspólnych;
3) kieruje działaniami z udziałem różnych realizatorów.
3. Stanowiska pracy prowadzą podręczne zbiory aktów normatywnych, przepisów
wydawanych przez organy gminy, w zakresie których są realizatorami.
ZAŁĄCZNIK Nr 5
SPOSÓB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SPRAW
§ 1.
§ 2.
1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do :
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania
treści obowiązujących przepisów;
2) rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypad-
kach do określenia terminu załatwienia;
3) informowania zainteresowanych o stanie załatwiania sprawy i o możliwości
czynnego udziału strony w trakcie postępowania administracyjnego;
4) powiadamiania stron o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku
zaistnienia takiej konieczności, z jednoczesnym wskazaniem przybliżonego terminu
załatwienia sprawy;
5) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania
od wydanego rozstrzygnięcia;
6) dołożenia należytej staranności w zakresie ochrony danych osobowych
zawartych w toczącym się postępowaniu administracyjnym oraz
odpowiedzialności za właściwe przechowywanie i archiwizowanie akt.
2. Interesanci mają prawo uzyskać informacje w formie pisemnej, ustnej lub
telefonicznej.
§ 3.
]]>