ZAPYTANIE OFERTOWE

Gmina Ciechanów zaprasza do składania ofert cenowych na wykonanie zadania pn. „ Dostawa urządzeń i narzędzi do oceny stanu technicznego budynków i kontroli jakości paliwa, stosowane w urządzeniach grzewczych” , realizowanego w ramach projektu pn.: „Mazowsze bez smogu” współfinansowane ze środków Unii Europejskiej realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza na latach 2021-2027. W związku z zamiarem udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 130 000,00 zł, do którego zgodnie z art.2 ust 1 pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz.1320) nie stosuje się przepisów ww. ustawy.
I. Nazwa i adres Zamawiającego.
Gmina Ciechanów, ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów, NIP 566 18 92 908
II.    Sposób komunikacji.
1. Komunikacja odbywa się pisemnie 
2. Postępowanie prowadzone jest wyłącznie w języku polskim.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych.
4. Wszelkie pytania powinny być kierowane m_staniszewska@gminaciechanow.pl
III. Tryb udzielania zamówienia.
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności, w oparciu o przepisy określone w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-20227 z dnia 18 listopada 2022 r.
IV.    Opis przedmiotu
1. Przedmiotem umowy jest wykonanie zadania pn.: „ Dostawa urządzeń i narzędzi do oceny stanu technicznego budynków i kontroli jakości paliwa, stosowane w urządzeniach grzewczych” realizowanego w ramach projektu pn. „Mazowsze bez smogu” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej planowanego do realizacji w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza na lata 2021-2027. Szczegółowy opis przedmiotów zamówienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
2. Wykonawca musi złożyć ofertę na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
3. Proponowane urządzenia, narzędzia i wyposażenie stanowiska pracy muszą spełnić minimalne parametry Zamawiającego, określone w opisie przedmiotu zamówienia ( załącznik nr 2 do zapytania ofertowego)
4. Zakupione w ramach udzielonego wsparcia finansowego urządzenia, narzędzia wyposażenie stanowiska pracy powinno:
1) być fabrycznie nowe, nie starsze niż z 2021 roku i wolne od wad i obciążeń prawami osób trzecich;
2) wykonane w ramach bezpiecznych technologii;
3) spełniające wymagania, określone w zapytaniu ofertowym (opisie przedmiotu zamówienia) oraz odpowiadające normom jakościowym, określonym we właściwych aktach prawnych;
4) posiadać dołączone niezbędne instrukcje i materiały, dotyczące użytkowania, sporządzone w języku polskim;
5) posiadać deklarację CE;
6) posiadać okres gwarancji udzielonej przez producenta lub dostawcę zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.
5. Zamawiający ma prawo do reklamacji, zwrotów lub wymiany produktu, który posiada wadę.
V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny ich spełnienia, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego.
1. Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która umożliwia należyte wykonanie zamówienia.
3. Kod CPV
CPV – 33111640-9 : Termografy;
CPV – 38414000-0 : Higrometry;
CPV – 38932000-7 : Mierniki wilgotności;
CPV – 38543000-3 : Urządzenia do wykrywania gazów;
CPV – 35113400-3: Odzież ochronna i zabezpieczająca.
VI.    Termin realizacji przedmiotu zamówienia – 30 dni od dnia podpisania umowy.
VII. Sposób przygotowania oferty.
1. Ofertę należy przygotować zgodnie z załączonym formularzem oferty, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
3. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku.
4. Wskazana w ofercie cena ryczałtowa musi obejmować podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz wszelkie elementy inflacyjne i opłaty.
5. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawiona do jej złożenia.
6. Wykonawca musi złożyć ofertę na wszystkie pozycje wskazane w przedmiocie zamówienia.
VIII. Wyjaśnienia dot. przedmiotu zamówienia
Wszelkich wyjaśnień i informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udzieli:
Pani Monika Staniszewska tel.: 23 672 26 46 wew.122
IX.    Kryteria oceny ofert.
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o kryterium ceny 100%.
X.    Wymagania i warunki Zamawiającego.
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania lub jego części bez podania uzasadnienia lub do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
2. Zamawiający uzna ofertę za spełniającą wymagania i przyjmie do  szczegółowego rozpatrywania, jeżeli:
1) oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym;
2) wykonawca spełnia warunki formalne;
3) oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie.
XI. Informacja o sposobie, miejscu i terminie składania ofert.
1. Komunikacja w niniejszym postępowaniu będzie prowadzona za pośrednictwem  poczty elektronicznej : m_staniszewska@gminaciechanow.pl. 
Oferta powinna być złożona na wzorze formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego i dostarczona pocztą na adres Urząd Gminy Ciechanów, ul. Fabryczna 8 , 06-400 Ciechanów  w zapieczętowanej kopercie z dopiskiem.„ Dostawa urządzeń i narzędzi do oceny stanu technicznego budynków i kontroli jakości paliwa, stosowane w urządzeniach grzewczych” , realizowanego w ramach projektu pn.: „Mazowsze bez smogu” współfinansowane ze środków Unii Europejskiej realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza na latach 2021-2027; lub za pośrednictwem poczty elektronicznej urzad@gminaciechanow.pl .
Oferty można składać do dnia 30.07.2025r.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
XII. Zmiany i wycofanie ofert.
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
XIII. Informacja o otwarciu ofert.
1. Otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po upływie  terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu w którym ten termin upłynął.
2. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień otwarcia ofert. Wydłużenie terminu związania ofertą jest możliwe.
XIV. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako oferta najkorzystniejsza uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
XV.  Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę w stosunku do którego zachodzą okoliczności, wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
XVI. Okoliczności, w których oferta nie podlega rozpatrzeniu.
1. Oferta nie zawiera formularza ofertowego załącznik nr 1. 
2. Oferta, w tym formularz ofertowy, nie jest podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy.
3. Oferta złożona po terminie składania ofert.
4. Oferta jest niezgodna z treścią niniejszego zapytania ofertowego.
5. Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę.
XVII. Klauzura informacyjna RODO.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w Urzędzie Gminy Ciechanów jest Wójt Gminy Ciechanów, ul. Fabryczna 8, 06-400 Ciechanów.  Z administratorem - Wójtem Gminy Ciechanów można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora, poprzez adres e-mail: urzad@gminaciechanow.pl lub pod numerem telefonu 23 6722646;
2. Administrator - Wójt Gminy Ciechanów wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres e-mail: iod@gminaciechanow.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w procedurze zapytania ofertowego, którego wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych. (Dz.U. 2019 r. poz. 2019, 2020 r. poz. 2320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp” oraz art 162 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U.2019.0.869 z późn. zm.);
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej z dnia 26 września 2001 r. (Dz. U. z 2020r. poz. 695 ze zm.) oraz inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów ogólnych;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. Podanie przez Wykonawcę danych osobowych wynikających z zapisów zapytania ofertowego jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości wyboru oferty Wykonawcy;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO
e) nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych - osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
XVIII. Informacja na temat zakazu konfliktów interesów.
1. Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postepowaniem o udzielenia zamówienia.
2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronności i obiektywizm. Osoby te składają oświadczenie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania, polegających na : 
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji ( o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
2) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym 
3) pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
4) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Wójt Gminy Ciechanów

/-/ Stefan Pawłowski

Załączniki do zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1 – formularz ofertowy;
Załącznik nr 2 – opis przedmiotu zamówienia;
Załącznik nr 3 – wzory umowy;
Załącznik nr 4 – protokół odbioru dostarczonych urządzeń i narzędzi.